Verdistyrt prosjektutvikling (VPU) er en gjennomføringsmodell for verdioptimalisering, som bygger på anerkjent prosjektmetodikk. Den har hovedfokus på å ha kontinuerlig kontroll på at prosjektets omfang og løsning ses opp mot kostnadene, slik at man kan foreta balanserte prioriteringer og ha styring underveis. På den måten kan man optimalisere kost/nytte-forholdet, og få maksimal verdi ut av prosjektet.
Metoden har så langt blitt testet ut i sin helhet i to prosjekter: Politiet Nasjonale Beredskapssenter (PNB) og nytt sykehus i Tønsberg. Her forteller Alexander Smidt Olsen, direktør i Metier OEC deg om noen av suksessfaktorene som har vært viktige i prosjektene.
Kom riktig ut fra startblokken
Den største verdien i prosjekter skapes i tidig fase. Jo tidligere fase, desto større potensial for å ta ut verdi eller kaste bort verdi.
Den første prosjektfasen er gjerne konseptfasen. Her skal man komme opp med det konseptet som løser behovet best, altså det som gir størst kost/nytte-forhold.
– Her gjør gjerne prosjektene den første og største feilen, og gjerne ute å vite om det, sier Smidt Olsen. Ofte ser vi at prosjektgruppa har en klar preferanse på løsning før konseptfasen starter. Det har en tendens til å sette preg på hele prosessen og ikke minst konklusjonen. Det er helt avgjørende at en konseptfase gjennomføres systematisk, analytisk og grundig, så den fulle bredden av alternativer vurderes.
Få ting er verre for prosjektets verdioptimalisering enn å velge feil konsept. Om man eksempelvis velger å bygge nye kontorlokaler når kost/nytte-forholdet er langt bedre ved å pusse opp eksisterende lokaler, hjelper det lite om man gjennomfører resten av prosjektet perfekt. Verdien av prosjektinvesteringen blir likevel ikke optimal.
Kontroll på kostnadsnivået – hele veien
Etter gjennomført konseptvalg starter prosjektutviklingen. Denne fasen har som hensikt å definere og utvikle omfanget innenfor rammene av konseptvalget.
– Dessverre ser vi at denne fasen gjennomføres altfor sekvensielt. Først defineres krav og omfang, deretter prosjekteres en løsning som svarer ut dette. Til slutt regner man på hva det vil koste, sier Alexander. Erfaringen da er at kostnaden som regel er langt høyere enn det man hadde sett for seg. Da må prosessen enten starte forfra, eller det må legges mer penger på bordet.
En løsning på problemet er å gjennomføre prosjektutviklingen i mindre iterasjoner, hvor kostnadsnivået hele tiden er under kontroll. Dersom løsningen blir for dyr eller det er dårlig balanse mellom kost og nytte, kan krav, omfang eller løsning justeres underveis. Det er dette verdistyrt prosjektutvikling i stor grad handler om. Erfaringen til Alexander Smidt Olsen, tilsier at mange har forbedringspotensial på området.
– Selv om de fleste har en intensjon om å skape maksimalt med verdi når de starter et prosjekt, så har det fokuset dessverre en tendens til å forsvinne underveis, sier han. Svært mange har ikke kontroll på kostnadsnivået i løpet av prosjektet og krav, omfang og løsning utfordres ikke når disse drar prosjektet i fordyrende retninger. Da er man ikke i stand til å justere prosjektet inn på riktig kurs, ender det med valget mellom å øke budsjettet eller store forsinkelser og økte kostnader for omarbeiding.
– Det blir ofte et valg mellom «pest eller kolera» for bestiller, sier Smidt Olsen.
Et av hovedpunktene i VPU er å gjøre regelmessige kostnadsestimeringer, for å sikre at det hele tiden er kontroll på kostnadsnivået. Det burde være en selvfølge i alle prosjekter, men dessverre er det ikke alltid sånn.
Det er et lite paradoks at man i langt større grad er i stand til å gjennomføre private prosjekter på hjemmebane med en verdistyrt tilnærming. Kost/nytte-vurderinger og kontroll på kostnader vil være sentralt for de fleste når man planlegger nytt kjøkken eller ny bil. Man blir sjelden overrasket over sluttsummen i det bilen skal betales. Det har man gjerne hatt kontroll på under hele kjøpsprosessen.
Verdifokus gir gode prioriteringer
Erfaringen fra eksempelprosjektene for VPU viser at det å ha en helt definert kostnadsramme (såkalt design-to-cost) allerede etter konseptfasen bidrar til gode prosesser og prioriteringer.
I prosjektet Politiets Nasjonale Beredskapssenter (PNB) var kostnadsrammen satt når prosjektutviklingen startet, og bestiller var tydelig på at det ikke ville være aktuelt å gå utover rammen. Prosjektledelsen brukte derfor mye tid på å forankre forståelsen for rammene i alle deler av organisasjonen i starten av prosjektet, også hos brukerne.
– Det gjorde til slutt at brukerne oppfattet pengene som sine egne, på den måten at de selv gjorde prioriteringer av egne behov på en annen måte enn man ser i andre prosjekter, forteller Alexander.
Det er ikke uvanlig at brukere i byggprosjekter har lite forhold til kostnader når behov og ønsker spesifiseres. Ofte blir alt like viktig og prosjektets omfang eser ut. Dette ble annerledes i byggingen av det nye beredskapssenteret, sier Alexander
– I PNB var brukerne tydelig på at det var treningsanleggene som var viktigst og de var villige til å redusere på krav og behov knyttet til for eksempel kontorfasiliteter dersom de kunne gi mer penger til treningsanlegg.
Gjennom verdistyrt prosjektutvikling har prosjektet hele veien hatt god kontroll på kostnader og fremdrift. Nå som prosjektet er i avslutningsfasen, ligger det godt an til å levere innenfor kostnadsrammen og driftsettelse i desember 2020.
Et helt unikt samarbeidsklima
Tønsbergprosjektet ved Sykehuset i Vestfold er det andre referanseprosjektet i VPU. Det inkluderer et nytt psykiatribygg og et somatikkbygg. Prosjektet har i likhet med PNB hatt en tydelig kostnadsramme fra oppstarten. Mye takket være suksesskriteriene i Verdistyrt prosjektutvikling er det godt i rute, og har levert på tids- og kostnadssiden. Psykiatribygget er i drift og somatikkbygget ligger an til lå levere i henhold til plan i 2021.
– Det er veldig gledelig å se hvor godt det fungerer, sier Alexander. Kvadratmeterkostnaden for psykiatribygget er svært lav i forhold til andre psykiatribygg, og somatikkbygget ligger an til det samme.
Kontraktsformen i Tønsbergprosjektet bygger på IPD-modellen (Integrated Project Delivery). Et viktig aspekt ved denne er at alle involverte parter i prosjektet, være seg entreprenør, tekniske entreprenører, rådgivergruppe og arkitekt, legger sin fortjeneste i en felles pott som fordeles når prosjektet er ferdig. Da må man jobbe sammen om å løse utfordringer som oppstår fordi alle parter vil tape penger på feil, mangler og ineffektivitet, uavhengig av hvem som har forårsaket det. Det har gitt en helt unik samarbeidskultur i Tønsbergprosjektet.
– I Korona-perioden i våres så vi et eksempel på dette. Grunnet karantenerestriksjoner opplevde prosjektet en 10 % reduksjon i arbeidsstokken på byggeplass. Likevel så de en produktivitetsvekst. Den gode kulturen gjorde at alle ga litt ekstra for å opprettholde planlagt fremdrift til tross for den vanskelige situasjonen.
Erfaringsbasert oppdatering av veilederen for Verdistyrt Prosjektutvikling i 2021
I første kvartal i 2021 lanserer Skanska, Sykehuset i Vestfold og Metier OEC en oppdatert versjon av veilederen for Verdistyrt Prosjektutvikling. I tillegg til de seneste erfaringene fra gjennomføringsfasen i de to eksempelprosjektene, vil den nye versjonen legge mer vekt på ledelsesdimensjonen og hvilken rolle prosjekteier og prosjektleder har i å skape suksess gjennom god ledelse.
Et annet tema som vil adresseres, er hvordan VPU-metoden kan benyttes til å ivareta ambisjoner innen bærekraft i prosjektene. Det vil alltid være bestiller som definerer hva som gir verdi for investeringen i prosjektet, og bærekraft vil i langt større grad inngå i bestillers verdidefinisjon fremover.
Last ned veilederen for Verdistyrt prosjektutvikling
Les om hvordan du kan lykkes med verdistyrt prosjektutvikling
